Uitgelicht: Workflows

Soepele en snelle interne bedrijfsprocessen zijn een absolute must in tijden van toenemende concurrentie. Vaak is er nog een grote verbeterslag te maken als gaat om het goedkeuringsproces voor facturen en andere documenten. Vaak worden stapels papieren documenten uitgewisseld tussen verschillende afdelingen. Deze worden dan handmatig geordend, gecategoriseerd en verdeeld naar de juiste personen. Dit zijn tijdrovende bezigheden die bovendien erg foutgevoelig zijn.

De elektronische afhandeling van documenten biedt u een gemakkelijk, efficiënt en effectief alternatief voor de huidige, op papieren gebaseerde processen. Wanneer een factuur of ander document moet worden goedgekeurd, biedt een workflow de oplossing. Het document doorloopt de voorgedefinieerde stadia in de workflow om zo correct te worden afgehandeld. Bij elke overgang naar een ander stadium worden verantwoordelijke medewerkers via email op de hoogte gebracht van taken die uitgevoerd dienen te worden.
Wachttijden als gevolg van fysieke documentdistributie zijn niet langer aan de orde en kopiëren wordt overbodig waardoor doorlooptijden aanzienlijk verkort worden. Bovendien behoren misplaatste of verloren documenten geheel tot het verleden.

Houd het overzicht

In een document-verwerkingsproces is het belangrijk snel de huidige status van een document te kunnen achterhalen. Wanneer documenten met het geautomatiseerde workflow-systeem worden verwerkt is in een oogopslag te zien wat de huidige status is, maar ook welke stadia het heeft doorlopen om de huidige status te bereiken.

Duidelijkheid in alle opzichten

Documenten worden altijd toegewezen aan afdelingen of personen. Zij zijn op een bepaald moment in de workflow verantwoordelijk voor een document. Alleen vooraf aangewezen medewerkers kunnen een document van status wijzigen en daarmee het verwerkingsproces beïnvloeden. Dit verschaft duidelijkheid over wie, waarvoor verantwoordelijk is (of gaat worden) op een bepaald moment.

Het proces ligt nooit stil

Bij bijvoorbeeld het proces van het verwerken van inkoopfacturen wordt er in de workflow rekening gehouden met vervaldata en eventuele betalingskortingen.
De geïntegreerde herinnerings-procedure meldt de verantwoordelijke medewerker ruim voordat een datum vervalt dat er actie moet worden ondernomen. Wanneer dit niet gebeurt kan een andere medewerker automatisch de verantwoordelijkheid voor de betreffende inkoopfactuur krijgen om zo toch de betalingskorting te kunnen genieten.

Enkele typische toepassingen van workflows zijn:

– Goedkeuring inkooporders
– Facturen vrijgeven voor betalingen
– Kwaliteitscontroles bij productie
– Goedkeuren verloven
– Procuratieregelingen
– Scan & Herken oplossingen
– Accorderen prijsopgaves

Bent u geïnteresseerd en wilt u graag meer weten over wat onze oplossingen voor úw organisatie kunnen betekenen? Vraag dan – geheel vrijblijvend – via het onderstaande formulier een demonstratie aan.

[contact-form-7 404 "Not Found"]
Neem contact met ons op!

Heb je een vraag? Stuur ons een mail en we komen spoedig bij je terug.

Niet leesbaar? Verander tekst captcha txt